1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Dans le cadre du renforcement de son dispositif de contrôle interne et conformément aux politiques et procédures de gestion des actifs de FHI 360, FHI 360 Sénégal souhaite réaliser un inventaire physique exhaustif de ses immobilisations, équipements, mobiliers, véhicules, biens mis à disposition du personnel et stocks.
FHI 360 Sénégal dispose d’un registre électronique des actifs et immobilisations. Ce registre doit être vérifié, réconcilié et mis à jour afin de confirmer l’existence physique des biens, leur état, leur localisation, leur affectation, leur statut et la conformité des informations enregistrées.
La mission devra également permettre de rapprocher les résultats physiques avec les données financières et les pièces justificatives disponibles, d’identifier les écarts et de renforcer la traçabilité, le système de taggage et la documentation nécessaire au contrôle interne et aux audits.
Le présent TdR reprend et réorganise les exigences du document de référence afin de rendre les attentes de FHI 360 Sénégal plus lisibles, mesurables et directement exploitables dans le cadre de la consultation.

2. OBJECTIFS DE LA MISSION
2.1 Objectif général

Réaliser un inventaire physique exhaustif des immobilisations, équipements et stocks de FHI 360 Sénégal, et assurer leur rapprochement avec le registre des actifs, les données financières et les autres documents de référence disponibles.

2.2 Objectifs spécifiques

•Recenser et vérifier physiquement les immobilisations, équipements, mobiliers et stocks.
•Vérifier l’existence, l’état, la localisation et l’utilisateur ou responsable de chaque actif.
•Vérifier les numéros d’inventaire, numéros de série et autres identifiants.
•Identifier les actifs non enregistrés, mal enregistrés, non localisés, obsolètes, hors service, transférés ou cédés non régularisés.
•Rapprocher les données physiques avec le registre des actifs, les données Finance/GL/GFAS et les pièces justificatives disponibles.

•Vérifier et renforcer le système de taggage et assurer une identification unique des actifs.

•Documenter l’affectation des actifs par projet, bailleur/source de financement, site et utilisateur.

•Mettre à jour et consolider le registre des actifs après validation des écarts.
•Vérifier les actifs détenus par les partenaires et documenter leur statut de propriété et de contrôle.
•Formuler des recommandations pratiques et un plan d’actions correctives.

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